Overeenkomst en reglement tussen GES en EAC

Dit moet binnen The Gateway worden erkend en geaccepteerd via onze partner voor nalevingscontrole, ExhibitorInsurance.com

De derde partij, of door de exposant aangewezen aannemer (hierna gezamenlijk aangeduid als „EAC“), die door een exposant is aangewezen om bepaalde diensten voor de exposant te verrichten op de beurs (of het evenement) waarvoor de EAC zich registreert. In ruil voor het feit dat de beursorganisator en Global Experience Specialists, LLC (GES) de EAC toestaan dergelijke diensten op de beurs te verrichten, komen de EAC en GES hierbij het volgende overeen.

1. EAC stemt ermee in zich te houden aan alle regels en voorschriften van de beurs zoals uiteengezet in dit document en in het exposantenpakket/de dienstenhandleiding, met inbegrip van alle vakbondsregels en -voorschriften, en aanvaardt aansprakelijkheid voor eventuele nalatigheid.
2. EAC stemt ermee in dat het alle regels en voorschriften van de locatie, de organisatie en/of de officiële dienstverlener moet nagaan en naleven om een veilige werkomgeving te creëren. Als dit niet gebeurt, kan dit leiden tot uitstel of beëindiging van uw recht om het werk voort te zetten, indien de situatie niet kan worden verholpen.
3. EAC erkent dat het beursterrein, de kade en de omliggende gebieden actieve werkzones zijn en dat EAC, haar agenten, werknemers en vertegenwoordigers zich daar op eigen risico bevinden. Het is verboden het kadegebied te betreden.
4. EAC moet, voordat de werkzaamheden van start gaan, beschikken over alle bedrijfsvergunningen en vergunningen die door de staats- en gemeentelijke overheden en het management van het congrescentrum worden vereist. Een verzekeringscertificaat waarin GES als medeverzekerde wordt vermeld en dat voorziet in passende dekkingslimieten, opgesteld door de verzekeringsmakelaar van EAC, moet ten minste 30 dagen vóór de eerste verhuisdag via The Gateway, mogelijk gemaakt door ESCA, aan de partner van GES worden overgelegd .
5. De bevestiging van deze regels en voorschriften tussen GES en EAC moet vóór de hierboven vermelde deadline worden ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van EAC.
6. Indien de EAC nalaat de in de bovenstaande leden 4 en 5 vereiste documentatie te verstrekken, is de exposant verplicht om voor dergelijke diensten gebruik te maken van GES tegen de geldende tarieven zoals vermeld in de exposantenkit/dienstengids.
7. EAC dient, indien daarom wordt verzocht, aan Global Experience Specialists, LLC (GES) aan te tonen dat het beschikt over geldige en actuele arbeidsovereenkomsten en zich moet houden aan alle arbeidsovereenkomsten en -praktijken. EAC mag geen handelingen verrichten, noch toestaan dat personen in dienst van EAC handelingen verrichten, die kunnen leiden tot werkonderbrekingen, stakingen of arbeidsconflicten.
   Om arbeidsdiensten te verlenen, moet de EAC, indien van toepassing in de stad/staat waar de show wordt gehouden, een overeenkomst hebben met de betreffende vakbonden.
8. EAC draagt alle redelijke kosten in verband met de organisatie, waaronder overwerkvergoedingen voor stewards, het in de oorspronkelijke staat herstellen van de standruimte, enz. Indien van toepassing wordt een minimumtarief van één uur in rekening gebracht tegen het geldende dagtarief per vakbond voor stewards, ten laste van de EAC of de exposant, afhankelijk van de factureringsafspraak die met GES is gemaakt. (Gebaseerd op de EAC, niet op het aantal stands)
9. De gangpaden en openbare ruimtes maken geen deel uit van de stand van de exposant. Daarom is EAC verplicht alle activiteiten te beperken tot de standruimte van de exposant die een geldige opdracht voor diensten heeft gegeven. Aan exposanten kunnen kosten in rekening worden gebracht voor het verplaatsen van hun eigendommen indien EAC haar werkzaamheden niet binnen de grenzen van de stand houdt. Er zullen nergens in het gebouw servicebalies, opslagruimtes of andere werkfaciliteiten worden geplaatst. De gangpaden en openbare ruimtes maken geen deel uit van de standruimte van de exposant en moeten te allen tijde vrij worden gehouden.
10. Tijdens de beursuren hebben alleen EAC-medewerkers met een beursbadge toegang tot de beursvloer. EAC-medewerkers hebben tijdens de beursuren geen toegang tot de beursvloer zonder de juiste naamkaart die door de exposant is verstrekt. EAC moet de beursorganisatie en GES de namen verstrekken van alle medewerkers die ter plaatse op de beursvloer zullen werken en ervoor zorgen dat zij te allen tijde, zoals bepaald door de beursorganisatie, over een identificatiebadge beschikken en deze dragen.
11. EAC heeft via The Gateway – een platform van ESCA en in samenwerking met ExhibitorInsurance.com – verzekeringscertificaten geüpload die voldoen aan de beursvereisten zoals vastgesteld door de beursorganisatie, de locatie en GES .
12. EAC stemt ermee in om de organisatiecommissie, de locatie, ESCA en Global Experience Specialists, LLC (GES) te vrijwaren, te verdedigen en schadeloos te stellen voor alle vorderingen, rechtszaken, eisen, aansprakelijkheid, kosten en uitgaven, met inbegrip van redelijke advocatenhonoraria en gerechtskosten, die voortvloeien uit de activiteiten van EAC, met inbegrip van het toezicht op door GES geleverde arbeidskrachten. EAC stemt er tevens mee in om GES alle advocatenhonoraria en kosten te vergoeden die zijn gemaakt in verband met alle vorderingen, rechtszaken en tegenvorderingen die zouden voortvloeien uit het niet naleven door EAC van de voorwaarden van deze overeenkomst.
13. Het werven van klanten op de beursvloer is ten strengste verboden. Indien EAC probeert diensten te verlenen die aan een andere partij als „exclusief“ zijn toegewezen, of betrapt wordt op het werven van klanten op de beursvloer – met inbegrip van het verspreiden van officiële bedrijfsbrochures – of zich op enige andere wijze niet aan de regels houdt, kan het bedrijf van de beursvloer worden verwijderd en zal de exposant voor de rest van het evenement geen gebruik meer kunnen maken van de diensten van dat bedrijf.
14. De EAC/de exposant mag geen goederen van de ene stand naar de andere stand of naar vergaderruimtes verplaatsen. Global Experience Specialists, LLC (GES) moet hiervoor personeel ter beschikking stellen.
15. EAC moet al haar activiteiten afstemmen met Global Experience Specialists, LLC (GES).
16. De exposant of zijn EAC dient de benodigde diensten bij GES en de beurshal vooraf te bestellen. Het ter plaatse bestellen van personeel of diensten (die aannemers mogelijk niet direct kunnen leveren) kan de opbouw van uw stand vertragen of ertoe leiden dat u overuren moet maken.
17. De exposant of zijn EAC dient maatregelen te nemen om de exposant en de producten van de EAC in de stand te beveiligen door te zorgen voor standbewaking en/of afsluitbare vitrines. GES is niet aansprakelijk voor voorwerpen die onbeheerd op de beursvloer worden achtergelaten.
18. EAC bevestigt dat GES niet aansprakelijk is voor voorwerpen die in lege containers zijn opgeborgen. Berg geen lege kartonnen dozen op in lege kratten. Kartonnen dozen worden eerder uit de opslag teruggebracht dan kratten, zodat exposanten kunnen beginnen met het inpakken van hun producten.
19. De EAC/de exposant stemt ermee in om de „vrachtvrije gangpaden“ te allen tijde vrij te houden. Indien GES genoodzaakt is om materiaal dat zich in een duidelijk als zodanig gemarkeerd „vrachtvrij gangpad“ bevindt te verplaatsen, worden aan de exposant of de EAC – afhankelijk van de factureringsafspraken met GES – minimaal één uur aan kosten voor vorkheftruckhuur en arbeid in rekening gebracht.
20. EAC/de exposant stemt ermee in dat alle vrachtbrieven voor uitgaande zendingen tijdig bij de servicedesk moeten worden ingeleverd. Als u vrachtbrieven tot laat op de dag bewaart of grote hoeveelheden vrachtbrieven in één keer bij de GES Exhibitor Success Central inlevert, kan dit leiden tot vertraging bij de planning van uitgaande vrachtwagens, waardoor het laden van uw goederen mogelijk in de overuren valt.
21. Trek tijdens de afbouw alle verplaatsbare elementen weg van de tapijtranden in de gangpaden. Elektronica, etalagepoppen enz. moeten in het midden van de stand worden geplaatst.
22. Let op het verkeer binnen en buiten het terrein. Alle bezoekers dienen alert te zijn op hun omgeving en zijn zelf volledig verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid op parkeerterreinen, opritten, toegangswegen en in ruimtes buiten de beurshallen.
23. Voorzie lege dozen en kratten voor opslag van een etiket zodra ze klaar zijn. Als u ‘leeggoed’ laat staan, zorgt dat alleen maar voor opstoppingen in de gangpaden.
24. Voor diensten zoals elektriciteit, loodgieterswerk, telefonie, schoonmaak en transport worden uitsluitend de diensten van de officiële dienstverlener goedgekeurd. Deze regel is noodzakelijk vanwege vergunningen, verzekeringen en werkzaamheden aan apparatuur en faciliteiten die eigendom zijn van anderen dan de exposant. Exposanten mogen uitsluitend materiaal en apparatuur gebruiken die hun eigendom is, en dit materiaal mag alleen binnen hun eigen standruimte worden gebruikt.
25. Roken is in de meeste gebouwen verboden. Roken is alleen toegestaan in de daarvoor bestemde ruimtes.
26. Deze overeenkomst wordt geïnterpreteerd volgens het recht van de staat Nevada.

De bovenstaande overeenkomst en het reglement tussen GES en EAC kunnen naar eigen goeddunken van GES worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving aan de betrokken partijen.

De hierboven vermelde regels en voorschriften van de EAC moeten binnen The Gateway worden erkend en aanvaard via onze partner voor nalevingscontrole, ExhibitorInsurance.com.